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做个高效工作的秘书(四)

时间:2007/1/20栏目:文秘工作

作为一个秘书人员,一定要勤于思考,善于思考,找到解决问题的最佳方法,使自己逐步成为一个聪明人。俗话说,脑袋像磨盘,转了才出货。话虽粗,但是理可不粗。

  球掉到了洞里,常规方法是用手去掏,掏不出来怎么办?聪明的人用水灌,球会自己浮上来;小孩掉到了水缸里,正常的营救方法是把水舀干,或者拉人,但故事的当事人都是小孩,没有工具没有力气,叫人又来不及了,聪明的小孩用石头把缸砸破,水流出,人自然被救出。

  聪明人之所以为聪明人,是因为他们不是按照常规方法思考问题,二是改变了方向,结果就高人一筹。

  一般情况下,人们习惯于顺向思维,或者叫定向思维,这在正常情况下是可行的,但是如果遇到事情能够从正反两个方面,过去、现在、将来等多方面想一想,工作效率可能会提高。

  除了勤于思考以外,秘书人员无论做什么事,都要掌握一个尺度,努力做到恰如其分,恰到好处。具体来讲,要从以下几个方面来注意:

  1、不掺杂个人感情。
  2、不赶时髦、不跟风。
  3、不盲目执行上级指示,要注意消化,真正贯彻上级精神。
  4、掌握一些原则是必需的,但不能太教条。
  5、不能绝对化、简单化,也就是评价一件事情不要分成简单的两极,非此即彼的思想对于正确认识和处理问题是不利的。

  秘书的工作中还需要剖析技巧。
  在接到的一堆材料中,哪一个最重要?
  领导交待的几项工作,哪项最重要,需要先办?
  处理一件棘手的事情时,从哪里入手?
  遇到这样的事情,秘书人员就需要分析,分析过程中需要注意全面、定量、定性,要进行焦点分析、重点分析。

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