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礼仪文书

时间:2008/3/29栏目:社交礼仪

 礼仪文书是为礼仪目的或在礼仪场合使用的文书。在这里,我们指的是礼仪方面的外交文书和对外文书。
礼仪文书,应当准确、适当地表达出礼仪上要求,根据不同的时机和对象,力求把文电写得恰如其分、恰到好处。有时候,还可根据具体情况写进一定的实质内容,以便使礼仪文书达到更好的效果。文书中涉及的时间、地点和其他有关资料,均应经过核对,做到翔实可靠。不应把礼仪文书仅仅视为“应景文章”,简单抄袭套用现成的格式,以致成了“打官腔,不能用”的文书。
一、贺函、贺电
在国家独立、国庆日、建军节等节日,领导人就任、国王登基,建交日周年、友好条约签订周年,友好城市建立日、国际会议开幕日、重大工程竣工日等,各国领导人、有关部门、有关团体的负责人,可视相互关系的情况,向对方的相应人员表示祝贺。
贺函和贺电是最常用的祝贺方式。国家领导人、外长、驻外使节一般采用外交函件、外交电报或正式照会的方式发送贺函、贺电。领导人的贺电可通过有关驻外使馆转递,也可通过电报局或经电传直接拍发。其他部门或群众团体负责人可用对外函件或对外电报,直接发送。现略举数例:
二、感谢信、感谢电和感谢公告
在访问某国结束的时、在收到贺信或慰问信的时候、在收到友人馈赠或得到支援和协助的时候,应当向对方表示谢意。可以写信或致电表示感谢,有时候,也可以采取公告的方式致谢。举例如下:
三、邀请函、邀请电和复件
邀请的内容十分广泛:邀请外宾参加各种性质不同的集会、庆祝活动、或典礼;邀请外宾来我国进行友好访问、考察访问或讲学;邀请外宾来华演出、举办展览或参加交易会,等等。邀请函、邀请电既要表达邀请的盛情,有时还要就活动的时间、方式、费用等有关事项作出必要的说明,以便相互间达成一致和谅解也可另行专门协商)。
四、慰问函、慰问电
遇有天灾或其他意外的不幸事故或重伤、重病等,友好国家的政府、有关组织或友好人士,常致函、致电有关国家的政府、有关组织、受伤者本人或亲属,表示同情和慰问。举例如下:
五、唁函、唁电
唁函、唁电可视情况发给相应的机关、团体、或死者的亲属,也可发给治丧机构。举例如下:
例1:外交电报,吊唁总理逝世
XXX(首都名称)
XXX国代总理XXX阁下:
惊悉XXX国总理XXX阁下不幸逝世。XXX总理曾为中X关系的发展做出了有益的贡献。我代表中国政府和中国人民向XXX国政府和人民表示深切的哀悼,并对XXX总理的家属表示诚挚的慰问。
中华人民共和国国务院总理XXX
一九XX年X月X日于北京
六、国书、全权证书、授权证书、委任书等
国书是国家元首为了派遣或召回使节向接受国元首发出的正式文书,分为派遣国书和召回国书两种。目前,由于礼节的简化,在外交实践中,已可将召回国书合并于派遣国书之中。我国即采取此种做法。
全权证书,是授予代表以全权,由其代表国家或政府进行谈判、签署条约、协定,或出席国际会议的证件。全权证书由政府首脑或外交部长签署。授权证书,是政府部门首长指派代表,代表本部门进行谈判、签署条约性文件或出席国际会议所出具的证件,由政府有关部门首长签署。领事任命书和领事证书,是关于领事职务的证件。
委任书,是委派国家特例或政府特使,参加驻在国特定活动的证件,由国家元首签署。委托书,是委托驻外使节代表政府部门签署协议的证件,由政府有关部门首长签署。
以上都是进行有关外交活动的必备证书。举例如下:
七、有关礼仪事项的通知等
有关礼仪事项的通知,例如使节的到离任,某些礼仪程序的安排、某些礼仪程序的安排、某些有关礼仪的规定等等,可以使用照会、函件、备忘录、通告等各种方式通知有关机关或个人。
在使用有关礼仪的文书电报时,应注意以下事项:
1.文电中的外国国名,应使用全称,同一国名如出现数次,至少首次应用全称。如习惯用简称,可使用正式简称。某些特殊国家,如多米尼加共和国、多米尼加联邦等,不可使用简称。文中的单位名称,第一次亦应使用全称。对方的职衔、姓名在作为抬头出现时,亦要用全称。
2.文书格式要合乎规范,不要用错。非外交机构一般不使用照会的格式,可使用对外函件进行交往。人称要与文书格式相适应并前后统一。例如,普通照会一般只用第三人称,但不注意时容易出现“贵方”、“我方”等称呼,造成混乱不清。签署者与受文者要相适应。人对人,单位对单位。如系人对人,双方身份要相当。
3.文书中对人的称呼要合乎礼仪习惯。
致意语的用法亦要取决于不同场合与习惯。例如,外交照会开头时,常有“向XXX致意并荣幸地……”的引文,在一般对外函件中不使用。在吊唁、慰问等信函中不要用“荣幸地……”等词句。文尾的致意语,向外交部或大使馆发照会可用“顺致崇高的敬意”;向全代办处发的照会不用“最”字。非外交机关使用对外文书,可视不同的发文和受文者选用“最崇高的敬意”、“崇高的敬意”、“最良好的祝愿”、“良好的祝愿”、“最亲切的问候”、“顺致敬意”、“顺致问候”等。
4.关于译文。对外文书应以中文为正本,必要时,附以外文译文。译文本,应用不带机关衔的白纸,并在右上角注明“译文”字样。译文应考虑外文的惯用格式,不应套用中文格式。我驻外机构,在外文水平有把握、有力量的情况下,凡纯属一般事务性的函可只用外文(指驻在国文字或通用的外国文字);对申请签证、身份证及一般外交人员的调职、离任等普通照会,亦可只用外文。
5.对外文书的打印位置要适当。抬头处,受文人的职衔、姓名和称呼应在第一行顶格排列(如排不下,也可将职衔单列一行不加标点,而把姓名称呼另排一行),然后再下一行前面空一格续排行文。如文书较短,不宜把文字都挤在信纸的上半部分,而要留足够的天头,使文件美观大方。
盖章的位置要适当,一般以骑年压月,上大下小(如带国徽的印章,国徽应在机关衔之上)为宜。
6.要有严密的校对制度。如发现文书、函件等有错字或格式不对,均应重新打印,不得涂改。
7.用纸要合乎规定。
8.收发文应有签收手续,收到涉外文书应及时处理,不要延误。
在礼仪社交场合,除了必须处理和运用好文书电报以外,对名片的使用也应当给以重视。名片之所以在现代社会中得到广泛的应用,因为它使用起来简便、灵活、雅俗均可,能适应现代社会人际交往十分频繁的需要。
名片现在已远远不只是相互通报姓名的工具,它可以用来表示祝贺、感谢、介绍、辞行、慰问、馈赠以至吊唁等多种礼节。为了表示不同的礼节,可以在名片左下角用小写字母写上法文的含义;也可以在外片上,用通用的文字写上简短的字句。
几种国际上通用的法文缩写是:
1.敬贺p.f.(pourfelicitation)
2.谨唁p.c.(pourcondoleance)
3.谨谢p.r.(pourremerciement)
4.介绍p.p.(pourpresentation)
5.辞行p.p.c.(pourprendreconge)
6.恭贺新年p.f.n.a.(pourfeliciterlenouvelan)(大小写均可)
7.谨赠,不用缩写字母,而是在姓名上方写上Avecsescompliments(或者用英文Withthecomplimentsof…)
现在人们日益讲究名片的印制。当然,印制精美、考究的名片,会惹人喜爱;但印制朴素大方的名片,只要运用得当,仍会获得人们的重视和尊重。
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