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加强领导时间管理 提升秘书服务价值

时间:2008/3/30栏目:文秘工作

  加强领导时间管理 提升秘书服务价值

  文/朱向军

  现代企业的竞争和发展对其领导者提出了更高的要求,尤其是具有一定规模的企业,对领导者的要求已经上升到了更加职业化和专业化的高度。与之相应,现代企业的秘书也不能停留在抄抄写写、被动服务等简单职能上,一定要努力创新自身的工作职能,让自己在计划职能和组织职能这两个维度上有所发挥,即把对领导时间的计划和管理纳入自己的工作中来。这样,秘书服务的价值就会有实质性、突破性的提升。

  1.对领导时间进行科学安排,

  使之得以有序使用

  秘书可以根据领导的一系列基本职能进行时间分配和管理。具体内容包括,领导在处理公司重大投资项目和重点工作上的时间管理;领导在参加公司重要会议和关键例会上的时间管理;领导与公司内部主要管理人员沟通交流上的时间管理;领导与公司股东之间沟通上的时间管理;领导与分(子)公司领导沟通上的时间管理;领导对核心市场和终端信息进行访问上的时间管理;领导与公司外联组织和社会关系沟通上的时间管理;领导参与企业或行业重要展览会和发布会上的时间管理。除此之外,领导处理私人事务方面的时间管理也非常重要。面对领导在时间使用上的诸多需求,秘书至少要做好以下四方面工作。

  1.每月为领导制订一份以周为单元的时间规划表。根据企业发展规划或领导的基本职能,概括领导的核心工作和基本工作,然后根据领导要求进行时间分配和排序,经领导确认后制订领导的月工作时间表。

  2.每周为领导制订一份相对严密的时间安排表,并对关键节点作重点标注。根据领导一周的时间安排编制表格,并根据具体情况及时修正,对关键时间节点作重点提示和书面标注,以提醒领导。

  3.每天下班前递交领导第二天的时间安排表,并对关键时间节点作重点标注。

  4.每周末和每月底要对时间规划的执行情况进行分析,并与领导进行充分的沟通,以保证下期时间管理更加合理和有效。

  秘书如果能严格按照以上四点科学安排领导的时间,就能在很大程度上避免领导陷入繁琐的日常事务,把有限的时间应用到更重要的工作上来。

  2.对领导时间进行计划管理,

  以提高其使用价值

  面对众多管理职能上的要求,领导很难面面俱到,也无法事无巨细一视同仁,即便充分利用了所有可用的时间,工作效益也未必能够提高。这时,领导需要更周密的时间计划管理,以提高时间的使用价值。对此,秘书可以从以下四个方面着手。

  1.与领导充分沟通。给领导做时间计划管理,必须先与领导充分沟通,协助领导对日常工作和重点工作进行盘点,为做好时间计划做准备。

  2.与职能部门沟通。除了与领导充分沟通外,还应与职能部门进行沟通,听取他们对领导时间安排上的意见,避免因沟通脱节而影响工作。

  3.协助领导了解下属管理人员的时间使用情况。多数领导很少关注下属管理人员的时间使用情况,秘书要协助领导了解这些情况并及时调整下属的工作量,以分担领导的部分工作,减轻领导在时间上的压力。

  4.协助领导做好会议时间管理。大大小小的会议消耗了领导大部分的工作时间,秘书应协助领导减少会议占用的时间。可以由秘书替代出席的会议就不让领导出席,会后向领导转达会议精神或递交会议记录即可;必须由领导出席的会议,秘书应协助领导做好会前准备,以提高会议效率,缩短会议时间。

  参考文献:

  1.张丽荣、王军《办公室事务》,大连理工大学出版社2008年版。

  2.金常德、覃一静《职业秘书办公室综合事务管理教程》,清华大学出版社2008年版。

  3.李玥《时间管理理论在高校秘书工作中的运用》,《教育教学论坛》2012年第5期。

  4.赵映诚《论秘书的时间管理》,《江汉大学学报》2000年第5期。

  5.申宇杰、潘小平《秘书要有管理时间的能力》,《秘书之友》2006年第5期。

  6.黄希庭、张志杰《论个人的时间管理倾向》,《心理科学》2001年第5期。

  7.俞瀚编《有效地利用时间》,天则出版社1989年版。

  (本文刊于《秘书》杂志2014年第1期。封面图片:《南国晨曦》余力)

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