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文件运动规律新论

时间:2006-11-23栏目:综合教育论文

  【内容提要】文件运动始终在矛盾的对立统一和物质运动的普遍联系之中,它阶段性、螺旋式地向前发展,其过程与形式具有多样性、不平衡性等特点。
【摘  要  题】文件理论
【关  键  词】文件运动规律/阶段性/螺旋式……
【  正  文】
  文件(档案)作为一种客观存在物,它与所有的客观事物一样,总是在一定条件下按照一定规律阶段性、螺旋式地向前发展变化的。其阶段性表现为文件(档案——下同)运动的周期性,其螺旋式表现为文件运动周期的连续性与循环性。在档案学研究中,其阶段性特点已为档案学家发现并概括为文件生命周期理论,而螺旋式特点则为档案学家们所忽略,近年来,国内档案学者有所研究,但主张为“文件运动的回流形式”,其认识仍未超越文件生命周期理论。笔者认为,文件运动的阶段性和螺旋式正是文件运动微观与宏观的两个互补性规律,并就此略陈管见。
      一、文件生命周期理论作为文件运动阶段性质变的微观规律,既是世界档案实践和理论的一般原理,也是各国档案实践和理论的个别结论
  文件从现行——半现行——非现行是一个相对独立而完整的运动过程,通常称作文件生命周期,它是客观世界物质运动阶段性在文件运动中的一种表现形式。最早发现文件运动周期性特点的是美国档案学家,最早形成理论成果的是英国档案学者,该理论自20世纪50年代初诞生以来,经过半个多世纪的发展,现已相当成熟了。随着经济全球化和科技国际化的加速,各国文件、档案工作实践的发展,国际档案界对该理论的认识和运用也显现出求同存异的时代特性,即在不断增强和扩大共识之时,也很重视与本国实际相结合,这一特征既符合事物发展的客观规律,也顺应了世界多元化发展潮流。
  首先,从文件生命周期理论的形成过程和运用范围来看,它实际上是国际档案界集体智慧的结晶。现代世界档案学史表明,文件生命周期理论的实践和理论源头来自:20世纪40年代美国的文件中心和文件生命周期论述,正式提出则是由英国档案学者在1950年第一次国际档案大会上完成的,其后又经加拿大、阿根廷等国档案学家的丰富和发展,才不断完善起来。作为新的档案工作实践的科学总结,文件生命周期理论不仅清晰地揭示了“文件”转化为“档案”的阶段性质变的基本规律与特点,而且普遍适用和作用于各国档案工作实践。尽管各国国情不尽相同,对该理论认识和接受的程度也参差不齐,但是,只要建立了档案工作的国家大多受到这一理论的影响,这是不争的事实。
  其次,从文件生命周期理论的具体运用情况来看,各国又结合本国社会经济制度、历史文化背景与文档工作实际,作出了不同的理解、反映和表达,又表现出一定的实践与理论的个性。我国档案学者在这方面的研究成果就很有典型意义,如20世纪的60年代初曾三从我国文档工作实践中发现的“档案自然形成规律”,80年代陈兆@①提出的“文件运动周期理论”,90年代何嘉荪提出的“文件运动规律”等。这些中国式的文件生命周期理论,不仅具有我国档案实践和理论的特色,而且丰富了世界档案学理论宝库,为文件生命周期理论更加国际化充实了新内容。
  第三,文件生命周期理论的重大贡献。文件生命周期理论虽然只是反映文件运动阶段性质变规律的理论,但是,从半个多世纪档案工作实践和理论发展的实绩来看,其贡献是不可低估的。一是理论贡献,它对于深入研究和把握文件运动的周期规律、正确认识和处理文件与档案对立统一的辩证关系、科学地指导文档工作实践,具有十分重要的理论意义。二是实践贡献,它对于科学合理地组织文档工作流程、切实有效地实行文档一体化管理、促进文件向档案健康有序的转化,具有极其重大的实践意义。三是创新性贡献,除包括上述两大贡献外,它还对进一步探索文件运动的基本特征,拓宽研究视野和提高认识层次,为发现文件运动的其他规律,奠定了基础、创造了文件和提供了可能性,因此,档案学界称它为20世纪档案学史上“划时代的里程碑”。
      二、文件运动螺旋式发展作为文件运动整体性变化的宏观规律,既是文件运动周期性质变的扩展和深化,也是文件运动周期之间质变的内在逻辑联系
  从系统论、信息论、控制论的角度来认识,文件运动作为社会大系统中的一个信息系统,它是根据利用者需要,通过人工干预使“文件”与“档案”两种不同的社会价值循环转化的一个信息流。其特点有时间的无限性、空间的转换性、内容的一致性、价值的互变性和动态的可控性等;其实质是客观世界物质运动质量互变规律和否定之否定规律在文件运动中的具体表现,也真实地反映了社会主体对文件和档案的需求愿望、利用目的及工作机制的发展变化。现作下述简要分析。
    (一)在一个相对独立的文件运动周期内,“文件——档案”的转化呈线性运动状态,文件生命周期理论的科学性就是揭示了这一规律,同时其局限性也正在于此,所以,它无法对“档案——文件”的转化过程及其关系作出合理的解释。“档案——文件”的转化,作为档案利用中不可回避的客观事实,首先在理论上正视和研究它的是何嘉荪、潘连根,他们称之为“文件运动的回流形式”,并试图用文件生命周期理论来作其“回流”观的理论依据。然而,由于文件生命周期理论本身的局限性和研究者认识的局限性,何、潘两人仅勉为其难地作了一些形而上学的论证,并没有透视出该运动形式的实质。可见,就文件运动而言,文件生命周期理论只是揭示了其中一部分规律,并没有穷尽它的全部规律。尽管如此,文件生命周期理论仍然启发我们:文件与档案之间在社会利用价值上存在着一定或明或暗的必然联系。这就为我们提供了一把解开文件运动规律秘密的钥匙。从文档工作实践和档案学基本理论来看,笔者认为,“文件——档案”转化规律体现了两者之间的显性联系(明),“档案——文件”转化规律则反映了两者之间的隐性联系(暗)。前者已获得中外档案界的普遍认同,并已形成文件生命周期理论;而后者则刚刚进入档案学者的研究视野,正所谓“路慢慢其修远兮,吾将上下而求索”。
    (二)辩证唯物主义认为,事物总是在矛盾的对立统一和普遍联系中不断向前发展的,静止不变是相对的,运动变化是绝对的。“文件——档案——文件——档案”螺旋式发展的运动过程充分证明了这一点。
  1.文件运动的普遍联系性表现在其价值定位的纵、横两个方面。
  从横向来看,文件运动中各种价值的定位,总是与利用者的价值取向、需求意愿和预设目标的定位密切相关的,即文件(档案)一定的价值形态与利用者一定的需求期望值是基本一致、相辅相成的。从纵向来看,“文件——档案”或“档案——文件”的转化,总是与其自身价值实现方式的定位紧密联系的,即一定的文件运动形态与其一定的价值时态是基本一致、相辅相成的。因此,在一定的主、客观条件下,文件就是文件,档案就是档案,其价值定位是十分明确的;当主、客观条件发生变化的,“文件——档案”或“档案——文件”的价值转化也就随之发生了。
  2.文件运动的对立统一

性表现在其价值转化的时、空两个方面。
  从时间上看,“文件——档案”的转化是信息的现行价值与历史价值从对立到统一,“档案——文件”的转化则是信息的历史价值和现行价值的再对立统一。从空间上看,“文件形成者——档案管理者”的转移是信息的文件价值与档案价值由对立而统一,“档案管理者——文件形成者”的转移则是信息的档案价值与文件价值的再对立统一。决定上述转化的内因是文件和档案之间具有信息来源一致性、信息内容等同性及其利用价值可互变性,其外因是文件和档案的信息价值都具有社会需求性和可实现性,而且仅当内、外两方面条件都充分具备时,“文件——档案”或“档案——文件”的价值转化才由可能变成现实。
  3.文件运动螺旋式发展的基本形式及其特点。
  (1)文件运动螺旋式发展呈现出文件生命周期连环结构的运动状态。如图所示:
  附图
  (2)分析上图,我们可以发现文件运动螺旋式发展的以下特点:a.从信息内容来看,具有转化关系的各期文件与档案之间均保持着信息内容的同一性,即此信息即彼信息;从信息存在来看,具有转化关系的各期文件与档案之间又都保持着时、空的独立性,即此文件(或档案)非彼文件(或档案)。这样就形成了既相对独立又相互联系的不同的文件生命周期,为文件运动的持续进行提供了物质条件和实践支撑。b.从信息利用价值的角度来看,“文件——档案”的转化是档案对前文件利用价值的扬弃,“档案——文件”的转化则是后文件对前档案利用价值的再扬弃。从社会职能的角度来看,“文件——档案”的转化是档案对前文件社会职能的否定,“档案——文件”的转化则是后文件对前档案社会职能的再否定。其中“档案”身兼二用:一为链接前、后文件利用价值和社会职能的路径;二作两次扬弃和否定从低级向高级发展的阶梯,“后文件”的作用亦然。这样就使文件和档案遵循着自然形成规律、一个周期套着一个周期连续不断地螺旋式地向前发展,构成了文件运动的全部历史过程。
  4.文件运动的基本规律、定律、判断和规则。
  (1)基本规律:在一定条件下,文件能直接转化为档案,档案也可直接或间接转化为文件。
  (2)定律:当文件的现实目的已经实现或基本实现且具有备以查考价值和历史文化价值时,现行文件就直接转化为档案。当档案能在

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