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综合性档案馆馆藏档案数字化鉴定探讨

时间:2006-11-23栏目:综合教育论文

【  正  文】
  近年来,随着信息技术的广泛应用,一些档案馆开始实施数字档案馆计划,或开始对部分馆藏档案进行数字化处理,以便为今后实现档案全文信息网络化查阅作准备,但馆藏数量较大的单位很快都遇到了一个棘手问题:挑选什么档案进行数字化?在确定将某一全宗档案进行数字化时,又面临是否将所有档案部进行数字化的难题?在对馆藏档案进行数字化时,面对着庞杂纷繁甚至“鱼龙混杂”的档案,大家不约而同地感觉到面临一个新的课题:档案在进行数字化前的鉴定。当今之际,档案数字化,虽同高科技、高投入相伴随,但一旦形成共识,摆上日程,其经费和设备等问题似不难解决,然数字化鉴定,却不那么容易,它政策性强,又是劳动和知识密集型工作,至今尚缺乏明确的指导理念,弄得不好即成为数字化的“瓶颈”,拖了档案数字化进程的后腿。因此,从某种意义上来说,档案数字化鉴定能否顺利开展,关系到档案数字化的进程,并最终影响档案信息社会化的实现。现笔者根据近来对此问题的研究和思考。提出一些管见,与档案界同行探讨。
      一、数字化鉴定的目的
  馆藏档案数字化,是近年来随着信息技术的飞速发展,档案界为实现档案数字化管理和建立数字档案馆而提出,主要在馆藏档案数量具有一定规模,其档案利用具有较大发展空间,物质基础和技术条件又较好的省、市一级国家综合档案馆,以及一些发达地区区、县一级档案馆进行。这是一部分国家综合性档案馆顺应社会信息化的发展趋势,在实行档案资源信息化过程中采取的一项有力措施,其意义十分深远,它不仅能使通过计算机终端查阅档案全文成为现实,也将使档案馆在不久的将来通过现代计算机网络向不同层次的和利用者提供远程档案信息查阅服务成为可能,由此根本性地改变传统的档案查阅方式,为档案信息资源广泛方便地为社会所用开辟一个十分广阔的空间。由于数字化档案从实体档案经过数字化处理到能够以数字方式提供利用,特别是远程利用,其中包含较高的制作和运营成本,因此要求提供利用的数字化档案具有相当的“质量”,也就是说被提供的数字化档案不能停留在原始和粗框状态。为了解决提供利用的数字化档案的“质量”问题,档案在进行数字化之前需要进行鉴定的问题很自然地被提上议事日程。与此同时,公开和通过网络远程提供利用的数字化档案,要求其内容必须是适合向社会公开的,因此在档案进行数字化前进行划控鉴定也是必然之题(已经经过开放鉴定的例外)。一般来说,国家综合档案馆馆藏档案的基础状况,包括每个全宗内档案构成的合理程度,每个案卷的组合质量,参差不齐,有一部分档案组卷质量很高,十分精练简洁,卷内每份文件都具有实质性内容,很说明问题,如果从中剔除任何一份文件,都会感到整个案卷会产生缺陷,对于具有这样质量的档案,除了是否适合向社会开放的因素需要考虑外,显然对其进行数字化是无需再进行鉴定的,但实际上在馆藏档案中能够达到这种标准的档案很少,特别是上个世纪70年代以前形成的档案,由于历史的原因,这些档案的基础状况多数很不理想,常常是“鱼龙混杂”,有价值的文件和毫无价值的文件夹杂在一起,对于这样的档案进行数字化,必须在事前进行鉴定,通过鉴定,剔除那些无关紧要或毫无价值的文件,留下反映历史过程本质的材料,从而使数字化的档案是“货真价实”,真正具有参考和研究价值,能够派用处的档案,
  从数字化档案主要着眼于提供“精品”档案的要求出发,档案在数字化之前进行的鉴定有别于传统的档案价值鉴定。也不是单纯为了解决开放而进行的开放与否的划控鉴定,它是一种综合性鉴定,既包含对开放鉴定做拾遗补缺的工作,更承担着“去粗取精”、存真留实的责任,其目的就是通过鉴定,提供组合精练、内容充实、没有“水分”的原始档案进行数字化,从而保证了对档案进行数字化处理的高投入能够得到高效率的应用。
      二、数字化鉴定的原则
  为了确保能够将容量密集、基础状况良好、组合科学的馆藏档案进行数字化,必须对馆藏原始档案进行鉴定,在此基础上筛选出可以和应该进行数字化的档案,根据目前已经开展的数字化鉴定的实践,一般而言,在具体进行档案数字化鉴定时应该遵循以下几个原则:
  1.精炼原则 数字化档案从档案的原始状态到能够远程提供查阅的数码状态,期间要经过数字化扫描、数据存储整理和相应检索关系的建立等一系列工作,需要一定的人力物力投入和技术支撑,在此情况下,为了使这些工作更具有价值和体现效益,要求提供数字化的档案必须有比较密集的容量,精炼原则即从这一目标出发,要求鉴定人员在进行鉴定时贯彻精炼思想,剔除重复件和无价值的文件,挤掉案卷的水分,特别是对于那些原来臃肿庞杂的案卷,更要舍得下狠心,剔除那些无关紧要和可有可无的文件,使经过鉴定后的档案组合非常精炼,最集中地反映历史活动的真貌。从挤掉案卷的水分来说,剔除某些正本文件的草稿、修改稿等是最为典型的例子。当然如果从深层次的专题研究需要出发,某些利用者会认为一个文本的草稿、修改稿、打印稿和正式颁发稿虽然主体内容相同,但在细节上存在差异,因而都具有重要的价值,因为它们从不同的侧面记录和反映了某份文件的最后形成过程。我们并不完全否认这样的看法,但是认为在通常的档案利用群体中,像这样很专业的利用者毕竟是少数,如果都按照这样的要求来进行数字化,则数字化档案的数据库容量将因此扩大几倍,其制作和运营成本也相应提高,而在大多数情况下,仅仅利用正本即能满足利用者的需要,因为文件的正本反映了最基本最主要的历史状况。从进行数字化投入产出的策略考虑,我们显然不能为了个别利用者的特别需求而作几倍的投入,何况原始实体档案依然存在,如果确有需要,利用者还可以专门查阅原始实体档案,以解决其特殊的问题。由此可见,精炼原则主要是从减少数字化成本出发,同时也是从绝大多数利用者的利用需求出发,并不包括满足个别利用者的特殊需求,
  2.存史原则 提出和要求贯彻精炼原则,其目的是为了使经过数字化的档案消除臃肿,去除水分,构成精炼,而并非为了单纯地达到精炼而将一些有价值的文件也抛弃,为此提出存史原则。这一原则的含义,可以理解为剔除文件时应以是否违背存史作衡量,也就是说,当如果剔除某份文件,是在剔除某种重要的历史记录,从而使某一重要历史情况或细节由此消失,那么对这种剔除必须作慎重考虑。我们在数字化鉴定的实践中遇到过这样的情况:在鉴定某一市级机关档案时,有人将区级机关上报的区情甚至基层情况的文件认为是“水分”,主张将其剔除,其理由一是此类文件在相应的区级机关的档案中会有保存,二是区情乃至基层情况不属于市级机关档案应反映的重点。但是按照存史原则,上述文件恰恰十分真实地记录和反映了当时特定背景下基层所发生的一段生动的历史,对于利用者直接了解这一历史时期的相关历史是很重要的材料,尽管此类文件在区级机关的档案里很可能也保存着。存史原则要求在进行数字化鉴定时不能一味地为精炼而精炼,还必须谨慎考虑不能将那些记录和反映生动的历史过程和历史真实的文件作为“水分”挤掉,从某种意义上说,存史原则也是对精炼原则的制约,贯彻存史原则能够防止因贯彻精炼原则的过头而把那些确实反映历史真实的文件也精炼掉。
  3.利用优先原则 这一原则在很大程度上适用于数

字化鉴定的组织实施工作,但其核心思想也适用于数字化鉴定的具体操作。所谓“利用优先”,即将利用者的要求和想法放在首位,用通常的话来说,就是“急利用者所急,想利用者所想”,在进行数字化鉴定时,也必须贯彻这一原则。数字化鉴定,从某种意义上说,是按照一定的原则和要求,对原始档案进行一番筛选,利用优先原则要求在进行这种筛选时必须从利用者出发,充分考虑利用者的需要,也就是说,应该设身处地地从利用者角度出发。来进行这种筛选,保留对利用者切实有用的文件,剔除对利用者无用的文件,按照这样的要求,由数字化鉴定进行的筛选,其结果既减少了投入,降低了成本,同时丝毫不会损害利用者的利益,反而因为提供了浓缩的档案而节省了利用者的查阅时间,当然这里所说的利用者利益,是普通的和一般的利益,并不包括个别的特殊的要求。由于档案实现数字化所需要的巨大投入,决定了其考虑能够满足的利用者的需求只能是普遍的和一般的。
  以上三项原则,可以说是三位一体,密不可分,即在贯彻精炼原则时不可不兼顾存史原则和利用优先原则,而在贯彻存史原则时也不能舍弃精炼原则,在考虑利用优先原则时当然也不能违背精炼原则。在数字化鉴定的实际操作中,只有对此三项原则作通盘考虑和综合应用,才能确保数字化鉴定具有相当的质量,达到预期的效果。反之,则可能顾此失彼,或重精炼而忽视存史,或重存史重利用优先而达不到精炼的结果。
      三、数字化鉴定工作的策划和组织
  由于馆藏档案数字化鉴定是一项新的业务,技术要求高,难度大,又缺乏实践经验,除了上述鉴定原则的切实贯彻,其策划和组织工作十分重要,在某种程度上,科学策划和周全组织,是保证数字化鉴定能够按照预定的目标进行并取得成效的关键。
  1.数字化鉴定工作的策划 数字化鉴定工作的策划主要包括对首选拟进行数字化档案的考虑和确定、拟进行数字化鉴定档案基础状况的调查、鉴定重点的把握等方面。由于档案数字化进度按页计算,一个综合性档案馆在馆藏档案数字化方面要达到规模效应.哪怕是占馆藏档案的10%或20%,都需要经历一个复杂而漫长的过程,因此在实施馆藏档案数字化时必须在对馆藏档案进行调查的基础上制订出数字化计划,挑选出急需进行

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