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地方文献的新发展:省情资料工作理论与实践

时间:2007-5-25栏目:计算机信息技术


1 省情资料的类型和特征

1.1省情资料的类型

省情资料是反映与揭示各类省情内容的文献资料集合。从文献概念上说,省情资料与传统地方文献概念稍有不同,但总体来说它应作为一个省的地方文献工作的新发展,是地方文献的一种新形式。省情资料按不同的标准可划分为如下类型:

1.1.1按其性质可分为自然省情资料和社会省情资料。自然省情资料是反映该省区自然状况的文献资料,包括地理、气候、自然资源、生态环境等。社会省情资料是反映该省区社会状况的文献资料,包括人口、民族、行政区划、政策体制、生产力水平、社会文化等内容。

1.1.2按时间发展阶段可分为历史省情资料和现实省情资料。历史省情资料是反映不同历史时期该省区社会历史发展的基本情况和特点,以及历史渊源、社会沿革等内容的文献资料。现实省情资料则是反映现阶段该省区的政治、经济、文化、教育、科技、社会生活等方面的基本情况和特点的文献资料。

1.1.3按其范畴可分为宏观省情资料和微观省情资料。宏观省情资料是指反映全省区各社会基本要素的总的情况和特点及该省区在国内、国际中的地位、作用、影响及相关关系的文献资料。微观省情资料是反映该省区范围内的某地区、某系统、某单位或某方面问题的具体情况与特点的文献资料。

1.1.4按其内容可分为政策省情资料、经济省情资料、文化省情资料、科技省情资料、教育省情资料、军事省情资料等。

1,1.5按载体形式可分为印刷型省情资料和非印刷型省情资料。印刷型省情资料包括图书、期刊、报纸等。非印刷型省情资料包括录音带、录像带、磁盘、光盘等类型资料。

1.1.6按其公开程度可分为公开出版的省情资料和非公开出版的省情资料(又称内部资料)。公开出版的省情资料包括公开出版的书刊报及声像资料。非公开出版的省情资料包括各种内部出版、编印的刊物、快报、简报、报表、调查材料、文件汇编等。

1.2省情资料的主要特征

1.2.1地方性。省情资料所反映的范围,以一个省区地域内的各方面基本情况和特点为主,兼顾反映与本省相关联的有关内容,体现出较强的区域性特征。

1.2.2原始性。省情资料中有相当一部分属于非正式出版物,它包括各种快报、手册、汇编、报表、档案、手稿、拓片、图片等第一手资料,体现出原始性特征。

1.2.3广泛性。省情资料所反映的内容,跨学科、跨行业、跨时代,巨细无遗,层次复杂,载体多样,体现出资料收集的广泛性特征。

1.2.4连续性。省情本身是一个动态发展的过程,记录和反映省情发展变化的文献资料也必然连续不断地充实发展着,体现出省情资料内容上的连续性与动态性。

1.2.5无序性。省情资料内容广泛、类型各异、载体多样、来源分散,呈现出不易管理的无序性和不规范性。

2 省情资料收集、整理工作中的问题及对策

省情资料作为地方文献的一种新形式,其组织管理上存在着较为复杂、棘手的共性问题,以我馆为例,我馆于1996年9月成立了江苏省省情资料中心,开始了省情资料的收集、整理、开发、利用工作。目前,收集范围除公开出版物之外,还征集大量有关江苏省政治、经济、文化、历史等各个地区、各个部门、各个行业全面情况的各种文字材料和图片,具体包括:各种文件(已解密)、工作简报、领导讲话、统计报表、调查材料、计划总结、信息动态、地方史志、内部书报刊等内部出版物或内部资料。如此广泛复杂的资料收集范围,给我们实际工作带来了许多较难解决和难以预测的问题。主要有如下几点:

2. 1内容过于庞杂

照目前中心收集资料的范围而言,真可谓“上至天文,下至地理”,上至国家(指其中论及我省情况的有关书刊)全省,下至县乡村镇”,除纯粹性文艺作品及数理化等技术理论外,几乎无所不包,令我们工作起来头绪繁杂、无所适从。

2.2分类排架问题

省情资料是地方文献,这就存在着是按行政区划还是按学科门类进行集中、书与刊是否集中一处以及一些非书非刊印刷品(因其连续性无法预测,故称之)的归类排架等问题。

2.3陈列装订问题

此类问题主要体现在内部出版物上。这些内部资料各种规格不一,给今后大规模的入藏、陈列、装订带来很大问题。

2.4时效性问题

目前除正式出版的书、报、刊等资料外,其它资料都或多或少存在一个时效性问题。出现这个问题的原因:一是全省范围区域大,邮路不畅,难以保证将资料即时送到;二是省内各市、县,各厅局有关单位的联系人时间概念不强,图方便,将应当分期及时寄出的资料汇总一并寄出,从而影响了这些资料的时效性。

2.5连续性问题

非公开(非正式)出版物,尤其是一些定期或不定期连续出版物常存在一个资料连续性问题。比如某一部门送了今年的资料,明年资料就可能不送了;送了上半年的几期资料,下半年就不送了;有些部门的联系人也经常变动,衔接不好,造成资料缺乏连续性,呈现不完整、不系统现象。这主要是由于省情资料的提供是建立在非纯粹行政隶属关系之上的,供需双方之间无有效的制约,相互之间更多的只是一种承诺,而这种承诺往往也是很脆弱的。

对于上述省情资料收集、整理中的问题,我们也在具体工作中不断总结经验教训,努力寻找解决这些问题的办法。首先,对于资料征集范围不断加以修正,侧重体现江苏的特色(如江苏省志、专业志、地方志、省统计局数据资料、乡镇企业资料、科教兴省资料等),并结合党校有关教学科研活动来加以规范,征集资料的级别也加以统一,比如地区之间规定征集到市、县一级,部门之间规定征集到厅局一级。其次,对于分类排架问题也做出了具体规定,即书报刊分列,图书先按全省十三个省辖市各入其市,在同一市下再按类排架,综合各省或各市的有关资料分别归入全国、华东、江苏等区域。报刊也基本上是按类排架陈列,并对过期报刊及时清理装订。对暂时不宜装订的零碎资料、大小不一的资料,分别装入报刊盒中,并贴上相应标签,以利查找。再次,对于时效性、连续性及遗漏散缺问题,我馆基本上确立了一种观点,即凡可以订购的,便付款订购,以保证资料到馆的时效性和连续性。学校对省情资料的采集工作也十分重视和支持,为便于对外联系,专门为中心开通了长途电话,并为工作人员印发了名片。最后,对于省情资料采购及图书馆的正常采购进行了较为有效的协调,即对采编部强调了省情资料达到完备级的工作要求,也赋予了省情资料工作人员独立采购的权力,但两者需相互交流信息,以避免不必要的重复、浪费。

3 省情资料的开发利用

如果说省情资料的收集、整理工作是党校图书馆的基础工作之一,那么省情资料的开发利用则是党校图书馆开展省情资料工作的根本目的。

以我馆为例。目前,我馆对省情资料的开发利用已做了一些初步工作。一是建立了书目管理数据库和篇目管理数据库。书目管理数据库将省情中心收藏的2000余种图书的书目信息全部录入电脑,可进行书名、著者、分类、关键词等多途径检索。篇目数据库是将省情中心收藏的报刊中有关省情内容的文章篇目信息录入电脑,可进行篇名、刊名、著者、关键词、分类(粗分)多途径检索,目前已录入记录4000余条,其建库工作还正在紧张有序地进行中。通过这两个数据库,极大地提高了书刊的检索、利用效率。二是利用省情中心收藏的省情资料,编辑出版了9期《江苏省情》复印报刊资料,其内容涉及到许多省内当前的热点理论问题,比如江苏跨世纪发展的优先战略与政策选择、江苏经济增长方式评析、建立文化大省、经济结构调整等专题,受到校内外科研人员及省电视台理论部的广泛欢迎。三是着手编撰《江苏省情简编》一书,目前初稿编撰工作正在进行之中。

总之,开展省情资料工作是地方文献工作一种新的尝试。若能搞好省情资料的收集、整理和开发利用工作,相信在不久的将来,省级党校图书馆会建设成为各省省情资料的存贮中心、检索中心、报道中心、研究中心、资料服务中心和对外宣传交流中心。这将为各省的地方文献工作书就新的篇章。

参考文献:

1. 赖伯年.发挥党校优势,搞好省情文献资料的开发利用.党校图书馆建设论文集,1996:10,9-10

2. 易雪梅.加强西北地方文献工作的几点设想.图书馆理论与实践,1096(3):50-53

3. 白春梅.关于宁夏区情文献开发利用的思考.图书馆理论与实践,1996(3):53-55

4. 洗为广.党校图书馆改革之我见.图书馆论坛,1996(2):71-72

5. 官立中.县馆对地方文献的收集、整理和利用.图书馆杂志,1996(3):47-48

6.江苏省情资料中心组建系列文件

〔出处〕 《情报资料工作》,1998年第5期



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