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企业如何在ERP上线后获得一个稳定的系统?

时间:2006-11-28栏目:电子商务论文

2004-2005年期间,ERP正式上线(即软件进入实际应用阶段)后组织将致力于所有权总成本、价值交付、可用性、持续性业务改进、以及目标对象扩展(例如:供应商关系管理、渠道管理)等问题;同时,ERP供应商将持续地为成熟的ERP客户提供增强的后续维护服务;2004-2007年期间,ERP供应商将加倍努力地对中间市场进行渗透,并更加积极地与微软以及其他小型ERP供应商进行市场竞争;到2007年,ERP供应商将全面采用Web服务,以支持企业间集成业务的发展。
  
  围绕ERP正式上线的时间问题一直存在多种不同的说法。通常来说,是以拟定的计划项目结束日期为准,而并非以接受可交付使用的ERP产品的日期为准。因此,在对ERP稳定性进行理解,首先应该对ERP正式上线的日期,以及相关的稳定的ERP环境有清楚的认识。这对于IT人员来说是一个不容忽视的问题,尤其对采用ERP的企业家来说至关重要。
  
  关于ERP正式上线时间的全球状况

  卓越应用程序中心(ACOE,application center of excellence)致力于为重要的组织机构提供稳定的商业应用程序,尤其是为组织机构交付大型的ERP系统。
  
  ACOE负责的全部商业应用涉及范围广泛,并且与当前的投资和业务密切相关。ACOE团队的工作职能包括提供:桌面帮助(help desk)、配置、用户化定制、测试、安全、培训、文件编制、数据库管理、网络、以及操作问题等服务。目前来说,大多数客户缺乏ACOE应用的相关管理经验;因此,ERP系统的稳定性成为人们关注的焦点问题。明智的做法是将企业负责ERP正式上线团队的工作委托给ACOE进行管理,从而确保许多重要领域和关键步骤都能够得到周全的考虑。包括:
  
  功能性(Functionality):企业所有者需要对被交付的应用有清晰的认识和了解。所有被要求的功能性都必须具备相应的证明文件,并且终端用户必须通过严格的培训计划。同时,企业需要开展有重要股东参加的变动管理会议。确保该项应用不仅仅适用于业务流程,还能够适用于报告和相关分析。此外,作为商业用户还必须得到应用供应商提供的一定级别的担保,即:保证交付的应用已经具备与其他业务系统集成的功能,并且数据仓库能够得到大规模数据传输的适当支持。截止目前,相信只有不超过20%的新型ERP系统交付的功能性具备真正意义上的透明度。
  
  IT与LOB(line-of-business,业务线)的职能对比:这个问题主要围绕项目正式上线后,企业的超级用户将获得哪些扩大的职能。在一种理想的环境里,一些商业用户从事ERP系统的专职工作,同时他们还在报告/质询方面,以及被视为持续性业务改进计划一部份的新配置设计方面,积极地为其同事提供帮助。IT团队主要负责应用程序的技术开发工作,确保其应用能够执行用户化定制、管理测试等功能,并且能够为桌面帮助提供支持。据估计,只有不超过50%的客户对IT和LOB的职能划分进行了明确界定。
  
  技术支持(help desk):技术支持需要从其传统职能中逐步得到进化和改善。为取得成功,其涉及的问题应以业务、IT人员、供应商为序进行优先考虑。尤其值得注意的是,技术支持需要对分配给系统的新登录ID进行妥善管理。
  
  计划/项目办公室(Program/project offices):ERP项目正式上线之后,需要成立ERP计划/项目办公室或工作组,负责处理多方面的业务问题和IT问题。尤其要求计划办公室必须配备专业人员,负责处理由LOB衍生出的变更请求。由于人们普遍认为LOB工作人员富有太多的“创造性工作”,因此,计划办公室有必要对他们提出的所有配置请求进行谨慎审查,并最终决定是否批准其配置请求。

  获得一个稳定的ERP系统

  如果上述列举的体系结构大多数都适当并且可行(尽管这个假设不太可能),那么在6-8个月期间,企业将有望获得一个稳定的ERP环境。推动ERP稳定性早日实现的诸多因素包括:
  
  分散ERP工作组:逐步对ERP工作组进行分解精减的三种主要途径分别是:
  
  1)为新系统提供支持;

  2)恢复其成员先前的工作;

  3)致力于项目的第2阶段工作。
  
  显然,在项目正式上线之后,大多数工作人员还将继续从事新系统的服务支持,从而为创建一个稳定的ERP系统提供更有利的机会。当然,情况也并不总是这么乐观。
  
  技术支持文档:预计项目正式上线后不久,就能够实现每月对每个用户进行两次技术支持回访。一旦稳定的ERP系统被创建完成,将实现每2-3个月只需对每个终端用户进行一次回访。作为供应商一方,需要提供基于主要技术支持文档的相关统计(如:产业、物理位置数量、接口数量等等),并且确保文档在IT与LOB人员之间存在相应的服务级协议。
  
  管理变革:新的配置变革(如:勿需进行编码的情况下对系统行为进行转换)将引导大规模的管理变革。只要遵循下列规定步骤,新配置将不会影响系统的稳定性。
  
  在一台测试机上执行终端用户的配置变更

  详细描述新配置并将其提交ERP管理委员会

  一旦获得ERP委员会批准,新配置方案即可运用到IT团队中

  IT工作人员完成对所有新配置进程的远程管理

  全球化的共享服务,以及全球化进程:业界关于LOBs所强调的巨大发展趋势在于其独特的工作方式,举例来说:LOB在处理折扣问题上的方式是独一无二的。越是有更多的公司能够实现其全球化共享服务(如:应付帐款、采购),就会有越多的LOBs实现一次性的配置变革;同时,也促使ERP系统能够越快的实现其稳定性。
  
  全球化:很显然,公司存在很多的跨国经营业务,ERP出现不稳定的可能性会越大。鉴于企业主可能习惯于在产品、发货单、订货单等方面坚持采用本国语言,因此ERP项目正式上线后,在推行企业全球化进程中务必格外谨慎。
  
  ERP系统的第二阶段:计划项目的下一个阶段必须与第一阶段保持相对独立。同时,IT和LOB执行者必须确保第一阶段并未过度的消耗大量资源。
  
  总结:如果能够成功的创建一个卓越应用程序中心,并且最终用户能够对业务流程进行充分的认识和理解,那么在6-8个月期间,企业将有望实现一个稳定的ERP系统。越是能够快速的实现ERP系统的稳定性,管理成本上可获得的实际效益将能够越快的得以实现。
 


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