政府办公室做好精简公文工作的实践与思考

政府办公室做好精简公文工作的实践与思考

　　政府办公室做好精简公文工作的实践与思考
　　
　　作者/彭玉祥
　　
　　公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效用和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。离开了公文，党政机关就无法办公，党委政府的决策就不能及时贯彻落实；但如果公文过多过滥，公文的权威性和严肃性就可能在执行过程中大打折扣。因此，精简公文一直是中央多年来的具体要求，也是各级党政机关长期探索致力解决却无法从根本上有效解决的问题。各级政府办公室承担着研究制定、审核印发、归档保存、开发利用本级政府公文的重要职责，是带头执行党和国家精简公文要求的实施主体和具体执行者。本文就政府办公室如何做好精简公文工作谈点认识，与广大同仁商榷。
　　
　　一、政府办公室公文过多过滥的不利影响
　　
　　公文过多过滥，不仅会影响政府在人民群众中的形象，也会直接影响公文的权威性、严肃性。一是导致办公成本增加。以一年增加100份文件，平均每份文件用纸10页、印发300份计算，一年就要新增用纸30万页，而一份公文从开始起草到形成初稿、校核稿、审签稿等，在付印之前至少要打印5份各类初稿或审签稿，100份文件至少又要消耗用纸5000页，这样，除了印刷耗材、设备磨损等经费和大量人力投入外，一年仅新增公文用纸费用就要2万元左右。二是与中央三令五申精简公文的要求相悼。难以想象，一级政府连中央的一贯要求都没有完全执行好、落实好，又怎样为下级政府和部门带好头、作表率？三是容易引起下级政府的反感，削弱公文的权威，致使相关政策在执行时出现“缺斤少两”的情况。公文的严肃性、政治性和权威性特点，决定了每一件公文的制发都应该严肃认真、审慎对待，不能随意而为、破坏规矩。如果文件过多，下级人员忙于公文阅读，根本就没有时间去谋划工作、落实部署。如果同一项工作，上级政府今天印发“意见”、明天下发“通知”、后天又发来传真，就不能不让下级反感，一旦下级对上级的工作安排产生抵触情绪，执行时就可能出现拖拉办理或“克扣”政策的情况。
　　
　　二、政府办公室公文长期精简不了原因浅析
　　
　　公文难以精简的原因，需要辩证地分析和看待，既要看到因工作需要出现的正常公文增量，也要看到人为因素导致的非正常公文增量。大致有五个方面的原因：一是新增工作任务安排必须行文。随着政府经济调节、市场监管、社会管理、公共服务四大职能的不断深化和拓展，工作中必然会出现一些新事物、有一些新工作需要部署，这是政府办公室公文中的绝对增量，是不能精简的。二是重新调整指标目标需要行文。对过去已行文作出安排的工作，虽然公文还在有效期内，但由于科学性、前瞻性不够，涉及的指标、目标已经不适应发展的需求，需重新行文调整。三是监管缺失导致升格行文。有些部门职责范围内的工作，本来以部门名义行文即可，但部门希望能以政府或政府办公室名义下发，片面、简单地认为这样做力度更大、层次更高，容易引起重视。四是上级部门在工作考核中提出不符合规定的要求迫使下级行文。一些上级部门为了推进自身工作，直接安排下一级政府对某专项工作进行安排，否则在年度目标考核中就要减分，尽管这种要求不符合《党政机关公文处理工作条例》的规定，但下级政府为了不被扣分，无奈之下只得行文安排。五是政府为议事机构或中介机构越俎代庖行文，由于长期受计划经济思维的影响，一些属于政府设置的议事协调机构或中介机构直接安排的工作，政府大包大揽，代其行文。
　　
　　三、政府办公室精简公文的对策建议
　　
　　一是制定“一条红线”，实行发文计划目标管理、按照中央精简“文山会海”的精神，办公室在年初时可以根据上级和本级党委、政府年度工作总体安排，大致明确本年度精简公文的目标比例，对年度发文进行目标管理。当然，制定的目标不能成为“硬规定”，要预留一定弹性空间，在围绕既定目标严控行文的同时，还可根据各阶段工作任务适时调整。
　　
　　二是严格“五个不发”。政府办公室是政府的中枢机构，承担着服务政府、服务基层、服务群众的职责，并受政府委托代表政府对外部署工作，一定程度上代表了本级政府的整体形象。发文作为政府办公室履行“三服务”职责的手段之一，发文效果的好坏直接影响着人民群众和下级部门对政府形象的评价，因此，必须高度重视发文、审慎对待发文、严格把关发文，杜绝发文的随意性、盲目性和不科学性。围绕这个总体要求，政府办公室在办文时应该做到“五个不发”：不发检查、督查专项工作的公文；不发收集某行业资料、材料的公文；不发属于部门履行职能、开展行业工作的公文；不发属于议事协调机构履行职责或应交由市场中介机构办理的公文；对已在会议现场发放了领导讲话稿的，会后不发专门刊载领导讲话稿的公文。
　　
　　三是坚持“四个一律”，杜绝升格发文。 “格”就是“规矩” “规范”， “出格”就会“破坏规矩”“打乱规范”，发文是一项有规可依、有章可循的工作，绝不允许“不拘一格”地任意升格、降格。政府办公室应该严格执行《党政机关公文处理工作条例》，做到该由办公室制发的公文不委托其他部门制发，应由下级制发的公文不统包统揽，努力使行文“归位”。具体工作中，要始终坚持“四个一律”：对属于部门、议事协调机构或中介机构履行自身职责的事项，一律交由相关职能部门和机构直接行文；对上级业务部门有关工作安排需要本级行文贯彻落实的，一律由对口业务部门制定文件下发；对仍在有效期内的公文需要重新调整、修改相关指标的，一律由业务部门直接行文调整修改；对政府成立的议事协调机构，除组长、副组长或主任、副主任人员调整由政府办公室行文外，其他组成人员因工作变动需要调整的，一律由该议事协调机构行文。
　　
　　四是巧用“三种方法”减少公文。第一种方法，集中管理使用文号。文号可用来统计发文数量，文号的多少体现了精简公文的成效，从一定意义上说，减少了文号也就减少了公文。因此，在不影响公文法定性质、功能作用的情况下，对涉及内容相同或相近的诸多事项，完全可以按照归类方法集中使用一个文号统一印发，不必一一单列成文编号。比如涉及幼儿教育、基础教育、高中教育的三个文件，可以直接用印发的形式将三个文件作为附件统一印发；对下级部门购置公务用车的批复，可以集中归类为一个文号批复，不必一一行文批复。这样不但可以减少文号达到精简公文的目的，更重要的是便于同一类公文集中归类存档、检索查找。第二种方法，不用法定文种。 傥政机关公文处理工作条例》规定的15个文种都属于公文数量统计的范畴，每一个文种都有其相应的功能和适用范围。但在实际工作中，经常会遇到一些特殊情况，比如对某项工作只带有初步安排的性质，没有形成最后决定，但又必须用这个初步安排的意见去指导工作，或者因各方面原因不能用公文形式印发相关工作安排的意见但又必须形成备查材料，在这种情况下，可以不用法定文种，而用备忘录、资料备查等形式做好相关记载。特别是政府召开的专题会议，没有形成具体要求、具体决定的，或者会议主持人认为没有必要形成纪要的，完全可以用备忘录、资料备查等形式记录会议情况、记载会议达成的共识。第三种方法，授权或委托下级。授权或委托的本质是上级对下级决策权力的下放，也是一种职责的再分配。政府可以根据部门职责，将一些应由政府行文安排的事项授权或委托部门行文办理。比如对人民代表、政协委员提出的议案、提案的办理答复，可以按议案、提案涉及的内容授权或委托相关业务部门办理；对国土资源的登记工作，可以委托国土资源部门用“专用章”进行管理。这都是授权或委托下级行文的最好实证。
　　
　　当然，精简公文不能“一刀切”，不能片面地认为就是不发公文、少发公文。任何一份公文的制发都需要文秘部门认真把关，严格遵守相关规定，做到该行的文一个不少，不该行的一个不行，可行可不行的一律不行，用实际行动把中央精简公文的要求落到实处。
　　
　　（作者单位：贵州省毕节市人民政府办公室）