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走近高级秘书 快乐享受工作(1)

时间:2007/1/20栏目:文秘工作

用玫瑰来比喻她们,其实并不恰当,可能也不会被她们自己所认可,因为她们的工作一点也不是玫瑰那般的耀眼,而是低调的,平实的,大多数时候是琐碎的。

  但是,在她们身上,的确有着许多如同玫瑰一般的特质:她们外表端丽、举止文雅;学历大学本科以上,能讲一口流利的外语;她们聪明,有很高的悟性,办事果断而周到;在企业内部,她们常常是最受大家欢迎的同事,对外,她们则展现着一个企业良好的形象……随着国内企业加快成长和越来越多的跨国公司进入中国,她们在跨国公司首脑秘书、董事会秘书、总裁秘书等各种职位上扮演着重要的角色。高级秘书已成为人才市场上的需求热门,也是猎头公司经常猎取的对象,一些知名外企为高级秘书开出的薪酬也达到了很高的水平。

  一位女孩子对高级秘书的工作和重要性做了很好的总结:判断一个老板是否称职,可以看他在和不在的时候,企业是不是运转得一样好;而判断老板的秘书工作的好与坏,标准则正好相反,也就是说,一个好的秘书,她“不在”的时候跟“在”的时候,情况应该完全不一样才对。

  当秘书成为高级秘书,它不仅不再是世俗眼中的“青春饭”,而且是令人羡慕、常开不败的职场玫瑰。目前在国内,职业秘书本来就不多,真正有经验、有能力、有地位,能够称得上高级秘书的人更是凤毛麟角。本版采访到的这两位,分别在外企和国内民营企业工作,通过她们的讲述,我们可以对这个独特而美好的职业多一些了解。
  
  没有角色的角色
  
  三年前,祝建新大学毕业一年多,当她准备加入联想,成为高层领导身边的一名秘书时,她对于自己的目的有着十分清醒的认识:她需要在大公司里积累工作的经验,联想应该是一个不错的选择;秘书的工作经常有机会接触到公司高层和方方面面的业务,可以学到很多东西,会是一个很高的职业“起点”。三年过去了,她发现,所有的一切都如同她当初的认识一样,她学到了很多,成长得很快。与此同时,她爱上了联想,爱上了秘书的工作。

  现在,祝建新在公司的高级秘书当中是工作时间最长、资格最老的一个。由于职业秘书的概念在国内企业中还并未获得广泛认可,许多人在秘书的岗位上顶多做两年左右就纷纷离开了,有的跳槽,有的出国,有的转到公司的其他部门。秘书并不被认为是一个有长期发展前途的工作,而仅仅是晋升的台阶或一块弹性很好的“跳板”。

  祝建新做过公司高级秘书中几乎一半人的指导人,同时她还负责招聘新秘书时的面试。她认为,做秘书,尤其是总裁的秘书,悟性最重要。什么是悟性?首先得聪明,有足够的沟通能力、应变能力和协调能力;但是太聪明、太有心计了也不行,秘书对于自己的工作定位要有明确的认识。用她自己总结出来的一句“格言”说,就是“秘书是没有角色的角色”,你不能有出格的表演。

  作为联想的秘书,祝建新们是被要求二十四小时开着手机的。“但事实上,老板会尽量避免在休息时间找你,除非事情特别急。”祝建新说。紧接着她还是讲了这样一个小故事:有一年的圣诞节前夜,她和朋友们一起在饭店里吃烛光晚餐,男朋友兴致勃勃地拿出送给她的节日礼物,就在这样浪漫的时刻,老板的电话来了,让她取消第二天一早的会议。于是她打了若干个电话,将事先约好的方方面面的人一一通知到,等所有的事情都安排妥当时,半个小时已经过去了,朋友们毫不客气地把圣诞大餐吃了个精光。

  当她说起这些的时候,从她脸上看不出一点觉得委屈的样子。即使对于很平常的加班,也没有太多怨言。难道联想的秘书都是“工作狂”吗?祝建新说了这样一番话:“联想的总裁都是非常优秀的领导者,他们的工作能力和人格魅力都让人十分尊敬他们爱戴他们。我觉得我的老板太有水平了,我十分愿意为他工作,哪怕再辛苦也愿意。”

  当然,工作热情还不仅仅出于对老板的钦佩之情,祝建新说她是一个特别容易受到感染的人,联想的某些情怀常常让她热血沸腾。“每次公司开大会,全体员工一起高唱‘联想之歌’的时候,每次在公司发布会之前,大屏幕上放出反映联想发展历程的DV的时候,我都会特别激动,甚至想流泪。
  
  快乐地享受工作
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  自加入安利公司五年间,贾倩曾先后为三位“老板”工作过,历任安利(中国)销售总监秘书、北方区总经理秘书,现任安利(中国)总裁秘书。

  贾倩学医出身,从医三年,后又在国外学习了酒店管理。1997年下半年回到北京,并在一家酒店谋得了很好的职位。一个很偶然的机会,她经朋友介绍到安利公司做秘书,虽未曾涉及过秘书工作领域,但是在安利感受到的一些东西让她“再也舍不得放弃”,于是留了下来,一步一步走到今天。

  以往的经历和体验显然帮了大忙,让她做起这份工作来很快变得得心应手。“秘书的一项基本的工作职责,就是安排好老板的各种差旅日程,因为曾经在酒店工作过的关系,对交通及住宿安排业务较为熟悉,这大大提高了我的工作效率,并避免了其间衔接的差错——这是经验带来的便利。”

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